議事録とは、会議や打ち合わせの内容、決定事項を記録し、周囲に伝えるための文書のことを言います。社会人になれば、当然議事録の提出を求められることも多いもの。きちんと自分の役割を果たすため、知識を身につけておきたいものですね。今回は、議事録を作成するとき、メールで送信するときの注意点を紹介します。
■議事録の作成方法
議事録で求められる内容は、出席した会議の基本的な情報、そしてそこで話し合われた内容、結果についてです。密度の濃い会議であれば、その分議事録は長くなるでしょう。だからこそ、誰が見てもわかりやすい形で作成する必要があります。議事録のフォーマットがある場合には、迷わずそれを利用してください。
まず記載するべきなのは、出席した会議の名称や日時、場所、参加メンバーについてです。こうした基本情報を踏まえて、「議題」「流れ」そして「決定事項」を伝えていきます。「誰が」「何を」「いつまでに」「なぜ」「どのようにするのか」という5W1Hを意識すると、まとまりのあるビジネス文書に仕上がります。
■メールで送付するときには
議事録を作成したら、メールに添付して提出する機会も多いはずです。このときのメールにも、気を配ってください。単純に「議事録を添付しておくので、見てください」とするだけでは、不親切です。
議事録を共有したいメンバーの中には、添付ファイルをすぐにはチェックできない人もいるかもしれません。こんな場合にも対応できるよう、決定事項や重要事項などは、メール本文にて簡潔に伝えておく必要があります。「挨拶」と「議事録送付のお知らせ」を記載した後は、「重要事項は以下のとおりです」として、箇条書きでわかりやすくまとめておきましょう。最後に「詳細については、添付ファイルをご一読ください」とすればOKです。
■メール本文が議事録になる場合もアリ！
状況によっては、添付ファイルではなくメール自体が議事録になるケースもあります。こんなときには、より一層「重要な情報をわかりやすく伝達する」ということを意識しなくてはいけません。
会議に関する基本情報を書いたら、会議で決定された結果について明確に伝えます。経過や状況説明が必要であれば、そのあとに記載するのが基本です。曖昧な表現は避け、事実をわかりやすく伝えてください。
ビジネスの場で「議事録を提出してください」と言われ、慌てることもあるかもしれません。しかし基本さえ覚えておけば、大丈夫。議事録の意味と送信方法に関するマナーについて、しっかり予習しておきましょう！
（ファナティック）