■終わりよければ全てよし
まず、メールの終わり方、締めの言葉の役割を今一度確認しておきましょう。「終わりよければ全てよし」という言葉があるように、メールの締めくくりの言葉が良ければ、メールだけでなく送り手の印象も自然に良くなるものです。反対に、メールの内容に特に問題はないのに終わり方に違和感がある場合は、人となり、ひいては会社の印象まで悪くなることもあるのです。
「よろしくお願いします」はいつでも使える万能フレーズですが、ある意味では可も不可もないとも言えるでしょう。そこで、その頭に「今後とも」や「引き続き」などを付けるだけでも、「このやり取りを大切に扱おう」という意識が感じられて、印象がアップしますよ。
■シーン別、終わりの言葉文例
メールの終わりでは、相手にどんなアクションを取って欲しいのか、それを具体的に示すことも大切です。
・返信を要求する場合
「ご連絡いただけますと幸いです」
「ご返事をお待ち申し上げます」
「それでは、回答をお待ちしております」
・確認や検討して欲しい場合
「お手数ですが、どうぞご検討よろしくお願いいたします」
「お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします」
・返信は不要であることを伝えたい場合
「特に問題がなければ、ご返信にはおよびません」
「まずは、お礼申し上げます」
返信が欲しいとか、検討してもらいたいという場合には、メール本文で既に伝えているはずです。でも、最後にもう一度、くどくならない程度に念押ししておくことで、相手がリアクションを取りやすくなるのです。ただ、返信期限がある場合には、本文中で明確に伝えましょう。「できるだけ早くお返事いただけると幸いです」では、無期限と言っているのと同じです。
■注意した方が良い「取り急ぎ、○○まで」
急いでメールを送った場合などに使われる終わりの言葉、「取り急ぎ、ご連絡まで」とか「まずはお礼まで」といった終わり方がありますね。本文が短い場合などに、スピード感を表現して「あなたとのやり取りを大事に思っているため、急いで作業しましたよ」、「メールが短くてすみません」という気持ちを込めて使います。しかしこの「取り急ぎ、○○まで」という言い方を、好ましくないと感じる人もいます。「とりあえず送った」というような、雑な印象を与えることがあるのです。
そこで、常日頃お互いがこの言い方を使っている間柄なら構わないのですが、まだよく知らない相手とか目上の人に送る場合には避けた方が良いでしょう。「取り急ぎご連絡いたします」に変えるだけで良いので、ちょっとだけ丁寧にしてみてはいかがでしょうか。
いかがでしょうか。メールの終わり方一つで、印象が大きく変わってくることがあります。その場に応じてふさわしい終わり方が使えるようになりたいですね。
（ファナティック）